Процедура оформлення, подання, реєстрації та розгляду рапортів у Міністерстві оборони України, Збройних Силах та Державній спеціальній службі транспорту регламентується відповідним порядком, затвердженим наказом Міноборони від 7 серпня 2024 року № 531.
Рапорти можуть подаватися у двох формах: усній та письмовій (паперовій або електронній).
У паперовому рапорті зазначають:
- посаду та прізвище командира, якому адресовано рапорт;
- заголовок «Рапорт»;
- суть питання;
- додані документи (за потреби);
- власну посаду, військове звання, ім’я та прізвище;
- дату подання та особистий підпис.
Усний рапорт розглядається одразу, а відповідь надається також усно.
Якщо командир відмовляється погоджувати рапорт, це не перешкоджає його подальшому розгляду вищим керівництвом.
Не більше 48 годин розглядається рапорт, якщо питання стосується військової дисципліни, виконання бойових наказів, безпеки військових або відпусток за сімейними обставинами. А до 14 днів – для всіх інших питань. Усні рапорти розглядаються негайно.
Електронні рапорти розглядаються в ті ж строки, що й паперові.
Строк розгляду починається з моменту подання, а не реєстрації документа. Якщо рапорт передано через поштове відділення, часом подання вважається дата його надходження.
Відмова у задоволенні рапорту має бути обґрунтованою. Командир може не погодити документ, якщо в ньому бракує необхідних даних або підтверджувальних документів, але при цьому він зобов’язаний вказати, що саме потрібно додати.
Забороняється:
- відмовляти в розгляді через відсутність документів, які знаходяться у розпорядженні командира;
- висувати додаткові вимоги до оформлення рапорту (наприклад, щодо шрифту, кольору чорнила або розміру полів);
- відмовляти у прийнятті рукописних рапортів;
- вимагати попереднього усного погодження.
Електронні рапорти створюються через:
- Систему електронного документообігу Міноборони.
- Вебпортал «Армія+».
- Інші офіційні інформаційні системи.
Кожен військовослужбовець отримує унікальний ID-номер, який використовується для подання рапорту. Командир також зобов’язаний повідомити підлеглим свій ID-номер та ID-номер підрозділу в системі СЕДО.
Електронний рапорт формується за шаблоном, доступним на вебпорталі, підписується кваліфікованим електронним підписом та може бути відкликаний до моменту його реєстрації в СЕДО.